У нового сотрудника всегда множество вопросов. И компания обычно выдаёт ему памятку или книгу новичка, в которой на эти вопросы можно найти большинство ответов. Вы когда-нибудь дочитывали такие документы до конца — начиная с истории компании, её ценностей и заканчивая дресс-кодом и пожеланием успешной работы? А часто ли вам приходилось встречать на первых страницах такой памятки пояснение, где в офисе туалет, столовая, банкомат и у кого можно получить компьютер?
Именно поэтому чат-бот — одно из лучших решений для адаптации. Во-первых, он действительно отвечает на вопросы нового сотрудника (а не отвечает представлениям компании о том, что ему нужно узнать в первый рабочий день).
Во-вторых, он даёт сотруднику нужную информацию, не перегружая его. Информация приходит дозированно, в нужное время, в нужном объеме — и сотрудник её воспринимает, всегда может к ней вернуться, а компания — всегда может проверить, насколько она оказалась доступной и полезной.
Как чат-бот по адаптации облегчает жизнь HR-а
✓ Меньше времени на нового сотрудника
У одного из наших клиентов в месяц выходит от 7 до 10 новых региональных представителей. Первый рабочий день они проводят в центральном офисе: подписывают документы, знакомятся с коллегами — узнают, кто отвечает за логистику, поставку технических материалов, которые им предстоит продавать, а кто может помочь в юридических вопросах и т.д. Изначально HR-менеджер лично водила каждого нового сотрудника из кабинета в кабинет — на это уходил целый день, информация усваивалась фрагментарно, взаимодействие регионального представителя и центра налаживалось месяцами, снижая эффективность работы. А главное — это занимало примерно половину рабочего времени HR-а. Компания ввела стартовые обходные листы, чтобы снизить нагрузку на HR-а, но они не сработали, потому что в первый рабочий день сотруднику непонятно, куда идти и в каком порядке, несмотря на то что все кабинеты в обходном листе были указаны.
Решением стал чат-бот. Мы сделали его в виде квеста по офису: сотрудник знакомился с коллегами в формате игры, получал информацию дозированно, кто-то из коллег должен был назвать кодовое слово, с помощью которого бот подсказывал, куда идти дальше. В боте были не только знакомства, но и задания на скорость с баллами. Например, нужно было найти переговорную «Будапешт» и ввести её номер. Только после этого задания сотрудник получал следующее. Такой бот делится не только знаниями — он помогает сотруднику сформировать в голове карту офиса. А тот, кто набирает много баллов — получает корпоративную футболку.
✓ Меньше времени на вопросы коллег
Как получить ДМС? А сколько у меня отпуска осталось? К кому мне обратиться, чтобы парковочное место заказать? Сломался компьютер, кто закажет мастера по ремонту и где взять новый? С такими вопросами обычно идут к HR-у, а иногда — к коллегам. HR не всегда доступен, коллеги не всегда отвечают правильно. Чат-бот прекрасно справляется с этой ситуацией — он всегда доступен и всегда даст правильный ответ. А иногда не только ответит, но и поможет — к примеру, сам закажет парковочное место.
✓ Эффективнее работа наставников
В одной страховой компании с новичками работали наставники. Сотрудники выполняли схожую типовую работу и были распределены на 10 отделов — по 10 человек в каждом. Когда в эти отделы выходили новые люди, чат-бот помимо нужной информации — куда бежать, кого искать, где что получить — задавал вопросы о работе с руководителями отделов, то есть наставниками: насколько понятно руководитель объяснил задачи? Насколько чётко он рассказал, как работают наши страховые калькуляторы? Работу наставника новички оценивали по 10-балльной шкале — в результате компания получала рейтинг руководителей отделов, их типичные ошибки в работе с новыми сотрудникам и могла корректировать их работу. С другой стороны, сама идея измерить эффективность наставников в работе с новичками мотивировала руководителей.
✓ Аналитика по процессу — меньше текучесть
Чат-бот может задать вопрос не только о работе наставника — он выяснит, насколько процесс адаптации комфортен для сотрудника в целом: что осталось непонятно, а что вызвало удивление, что помогло больше всего, какие вопросы ещё остались, а что можно было бы поменять. Одним словом, чат-бот — это огромные возможности получить аналитику по всем входящим сотрудникам. Более того — он существенно повышает объективность обратной связи от нового сотрудника, поскольку сглаживает неловкость личного общения: в разговоре с HR-ом гораздо сложнее честно ответить, что в процессе адаптации вызвало трудности или непонимание. Анализировать такую обратную связь можно и разово, и по динамическим показателям. Это позволяет настроить процесс адаптации системно — так, чтобы каждому сотруднику было комфортно и хотелось остаться в компании. В этом случае чат-бот — способ снизить текучесть.
✓ Выше бренд работодателя
Сотрудник приходит в компанию и получает надёжного помощника — чат-бота, который ориентирует, отвечает на вопросы и объясняет, как всё устроено — именно тогда, когда это нужно сотруднику. С одной стороны, чат-бот показывает, что работодатель заботится о новом сотруднике: не выгружает на него всю информацию, начиная с истории компании, в первый рабочий день в виде Книги новичка, а продумывает дозированные порции полезной информации и передаёт её через чат-бота. С другой стороны, чат-бот создаёт имидж современной технологичной компании — всё это влияет на отношение сотрудников к компании, а значит — повышает бренд работодателя.
Как чат-бот по адаптации облегчает жизнь сотрудника
✓ Остаётся на связи
В некоторых компаниях от оффера до выхода на работу проходит больше месяца. Такой срок может оказаться критичным для кандидата, и он предпочтёт другого работодателя. Чат-бот — это возможность оставаться на связи с кандидатом на всём протяжении его рассмотрения: 1-2 раза в неделю он сообщает, на какой стадии сейчас оформление. «Во мне заинтересованы, обо мне не забыли, я на связи с компанией» — такое ощущение формирует чат-бот.
✓ Ориентирует
Про ответы на вопросы, своевременную информацию, эффективное знакомство с коллегами и офисом я уже рассказал, а сейчас хочу поделиться опытом одного из наших клиентов. Это ритейлер с магазинами в Москве — в последнее время к ним устраивается много приезжих. Мы сделали чат-бота, который решает 2 задачи: с одной стороны, он заинтересовывает в работе в этой компании — игры и викторины привлекают друзей и знакомых нынешних сотрудников. С другой стороны — сориентироваться в большом городе часто сложно, и чат-бот помогает ребятам почувствовать себя своими не только в новой компании, но и в новом городе: подсказывает, как проехать до работы, какое приложение с картой метро и расписанием автобусов скачать, куда сходить, где что купить и т.д.
Главное
Чат-бот по адаптации — это не только способ сэкономить время и силы HR-а, это возможность выстроить процесс адаптации системно, снизить текучесть, повысить бренд работодателя и получать аналитику онлайн. В следующий раз расскажу, как чат-бот помогает при обучении сотрудников.
В наших демонстрационных ботов можно поиграть по ссылке https://m.me/1220796358068825
Другие статьи про чат-боты в HR
Чат-боты в HR: обучение. Часть 3
Чат-боты в HR: конференции. Часть 4