За два месяца термин «удаленная работа» плотно вошел в нашу жизнь. Появилось много новых онлайн-продуктов. Одно остается неизменным, мы не перестали общаться… ну и пришлось подкорректировать формат.
Нам кажется, что количество каналов коммуникации очень большое, но на самом деле их всего 5! Я хочу напомнить о том, какие каналы коммуникации существуют, для чего они нужны и каких правил лучше придерживаться.
Для удобства и, конечно, большей эффективности нужны не только правила работы, но понимание того, какой канал для чего предназначен:
1. Почта – для внешней переписки, фиксации договоренностей, приглашений в созвоны, подписок и рассылок.
Правила:
- одно письмо – одна тема;
- почта закрыта, уведомления отключены, проверяйте в строго определенное время – 4 раза (9,12,15,17);
- по правилам делового мира, вы можете ответить на письмо в течение 24 часов.
2. Мессенджеры – для постановки задач и контроля, для обсуждения.
Правила:
- одна мысль – одно сообщение;
- общайтесь только в одном канале;
- ставьте статус «в сети», «отошел» и пр.;
- определите время, когда вы в чате;
- тегируйте человека, если хотите получить ответ;
- договоритесь с командой про время ответа по типам сообщений;
- можно сразу не реагировать на сообщение. оперативность снижает эффективность.
3. Видео – для общих собраний, креатива, решения критичных ситуаций, решения эмоционально напряженных ситуаций, чтобы иногда видеть друг друга, онлайн-посиделки.
Правила:
- на онлайн-встречах всегда включайте камеру и микрофон;
- говорит строго один;
- договориться, о передаче слова;
- отключать звук, когда шумы;
- альтернативный канал связи «для своих» на встрече с внешними клиентами;
- посмотрите запись с собой – что мешает вас слышать;
- доп.подсветка и фон;
- продолжительность встреч не более 1,5-2 часа;
- шерить экраны;
- экраны с людьми перетащить вверх, тогда вы будете смотреть на людей.
4. Аудио – для срочного обсуждения проблемы, если не понимаете друг друга в чате.
Правила:
- предупреждайте о звонке;
- не дублируйте сообщения из основного чата.
5. Совместные документы – для оперативной работы по задаче, обмена идеями.
Правила:
- заранее предоставлять права;
- создавать документы сразу в общей папке.
Надеюсь, статья была полезной.
Если вы хотите узнать больше о том, как строить коммуникацию, как управлять командой, как мотивировать команду онлайн – переходите по ссылке:
https://mangoco.ru/treningi-online/